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Docuria

文書管理の実務ガイド(帳簿・法令の解説)

最新はこれ、と言える資料の置き場所を。

資料と社内の文書をまとめる文書管理クラウド

Docuria(ドキュリア)は、中小企業のためのクラウドの文書管理システムです。 資料(ファイル)と文書(社内 Wiki のページ)を、ひとつの場所で。版を残して保管し、社外の方へは期限とパスワードを付けたリンクで渡せます。 社外のゲストは何人招いても無料(予定)。見られる文書の中から言葉で探して、質問すると文書を引用して出典つきで答えます。

Docuria の画面
操作マニュアルの画面例(サンプルデータ)

PROBLEM

その資料、どこにありますか?

社員5〜100人の会社では、ファイルと社内の文書が、いくつもの置き場所に散らばりがちです。

  1. 悩み 1
    「最新の版が分からない」
    共有フォルダ・メールの添付・チャットに同じ資料が何通りも残り、どれが最新かを毎回聞き直す。 直した人も、直した理由も分からない。
  2. 悩み 2
    「社外への渡し方がばらばら」
    お客様や協力会社へ、メールの添付や個人のクラウドで送ってしまう。 いつまで見られるのか、誰が取り出したのかを後から確かめられない。
  3. 悩み 3
    「手順や決まりが、人の頭の中にある」
    手順書や議事録が個人のパソコンにあり、担当が替わると見つからない。 探しても見つからないので、同じ質問が何度も繰り返される。

SCREENS

資料も文書も、スペースごとに見渡す。

部署・お客様・プロジェクトごとのスペースに、ファイルと文書が並びます。探す・開く・確かめるまでを同じ画面の流れで行えます(画面はデモ環境の見本のデータです)。

自分に関わる物を、ひと目で。
  • 最近の更新・最近見た物・よく使うスペース
  • 文書ごとに「確認済み」「古い可能性があります」を表示
  • 依頼された承認や、確認の期限が来た文書もここに
  • 左のメニューから、探す・AI に聞く・承認へ
ホームの画面(承認待ち・宿題・確認の期限の件数、判断を待っている承認、スペース、最近の更新と文書ごとの確認の状態、最近見た物)
部署やお客様ごとに、まとめて置く。
  • フォルダ・文書・ファイルを同じ一覧に
  • スペースごとに、見られる人を決める
  • 上の道しるべ(スペース › 部署)で、どこにいるかが分かる
  • 決まったことの一覧もスペースごとに
スペースの画面(件数のカード、ページやフォルダを作るボタン、フォルダと文書・ファイルの一覧)
手順書や議事録を、読みやすく。
  • 見出し・表・チェックの入った本文
  • 書き換えるたびに版が残る
  • 見出しや段落を指してコメント
  • 内容を確かめた日を表示
文書の画面(見出しと本文、版とコメント、右に確認と承認の欄)
ファイルを、版ごとに保管する。
  • 上げ直すと版として残る
  • ウイルスの検査が済むまで取り出せない
  • 編集中の印で、同時の上書きを防ぐ
  • 項目・タグ・ラベルで整理
フォルダの中のファイルの一覧の画面(見積書など)
見られる文書の中から、言葉で探す。
  • 文書の本文と資料の名前を日本語で
  • スペース・種類・タグで絞り込む
  • 見られない文書は件名も出ない
  • 当てはまる文書が多いときは、言葉を足すよう案内
検索の画面(言葉で探した結果と、スペース・種類の絞り込み)
会社とスペースのお知らせを、ひとつに。
  • 全社・スペース・過去の掲示をタブで切り替え
  • 掲示は上に固定できる
  • 「読みました」を押すと、読んだ印が付く
掲示板の画面(全社・スペース・過去の掲示のタブ、上に固定した重要な掲示と「読みました」のボタン)

FEATURES

版の管理・承認・共有・検索を、ひとつに

資料と文書を同じ場所に置き、社内と社外の方との受け渡し、探す・確かめる・承認するまでを一つの流れにしました。機能は提供に向けて準備中のもので、内容は変わることがあります。

DC-001BOX
資料ボックスで、ファイルを版ごとに保管
スペース(部署・お客様・プロジェクト)とフォルダに分けてファイルを置けます。同じファイルを上げ直すと版として残り、 前の版に戻せます。誰がいつ上げたかも版ごとに残ります。
DC-002PAGES
手順書・議事録を「文書」で書く
見出しや表の入った文書を書き、スペースごとにまとめられます。書き換えるたびに版が残り、どこが変わったかを見比べて戻せます。 よく使う形はひな形から始められます。
DC-003SHARE
社外の方へ、期限つきのリンクで共有
期限・パスワード・ダウンロードを許すかを決めて、リンクで渡せます。取り消しはすぐに効きます。 社外の方からファイルを受け取る「アップロードの受付」のリンクも作れます。管理者が設定すると、共有のページに会社の名前とロゴを出せます。
DC-004GUEST
社外のゲストは無料
お客様や外注先を、招いたスペースやフォルダだけが見えるゲストとして招けます。ゲストは何人招いても料金はかからない予定です。 社内のメンバーの一覧や社内向けのコメントは、ゲストには見えません。
DC-005SEARCH
見られる文書の中から、言葉で探す
文書の本文や資料の名前を、日本語の言葉で探せます。スペースや種類で絞り込めます。 検索は、その人が見る権限を持つ文書だけから作るので、見られない文書の件名や中身は出ない作りです。
DC-006ASK
質問すると、出典つきで答える
「経費の精算はいつまでに出しますか」のように聞くと、見られる文書の中から答えを作り、もとになった文書と版を添えます。 外の AI を使う形は AI 連携(オプション・お見積り)で、デモでは外へ送らず、決まった規則で文書を引用して答えます。
DC-007PERMISSION
権限は6段階、フォルダへ引き継ぎ
管理・編集・アップロードのみ・コメント・閲覧・プレビューのみの6段階で決められます。スペースで決めた権限はフォルダへ引き継がれ、 一部のフォルダだけを例外にできます。人を選ぶと、その人が見られる範囲を管理の画面で調べられます。
DC-008APPROVAL
契約書などの承認の経路と、内容の確認の期限
契約書や社内の文書を、決めた順に承認へ回せます。文書ごとに「内容を確かめる人と期限」を決めておくと、 古くなった文書を見落としにくくなります。
DC-009IMPORT
今ある資料を、まとめて取り込む
ほかの Wiki やツールの書き出し(ZIP・Markdown・Word・HTML)を、フォルダの形を保ったまま取り込めます。 取り込む前に「試し」で、何がどこにできるかを確かめられます。
DC-010API
AI のツールや社内の仕組みから、権限の範囲で読み書き
利用者ごとに期限つきの鍵を作ると、AI のツール(MCP)や公開 API から、その人が見られる文書だけを読み書きできます。 ほかの人が先に直していたときは上書きせずに止まります。
DC-011KEEP
ごみ箱の期間内なら戻せる・記録が残る
消した物はごみ箱から戻せます。保留の間は、管理者でも消せない作りです。 誰がいつ見た・取り出した・共有した・消したかを、改ざんを確かめられる形で記録します。
DC-012SECURITY
2要素の認証・接続元の制限
所有者と管理者は2要素の認証が必須です。会社の設定で、社外への共有・パスワードの無いリンクを禁じたり、 ログインできる接続元(IP アドレス)を制限したりできます。ログイン中の端末も一覧で確かめられます。
DC-013BOARD
会社とスペースのお知らせを、掲示板に
会社全体やスペースごとのお知らせを掲示板に出せます。「重要」を付けた掲示は、読んだ印を付けるまでホームの先頭に残ります。 出した人と管理者は、読んだ人の数を確かめられます。
DC-014NOTES
画像や動画に、場所や時刻を指してコメント
画像の気になる所を押して、その場所にコメントを付けられます。動画は、再生しながら気になった時刻にコメントを付け、 時刻を押すとその場面から見直せます。

HIGHLIGHTS

「どこにあるか」「誰が見られるか」を、迷わない。

実際の画面で、よく使う場面をご紹介します(画面はデモ環境の見本のデータです)。

H-01
社外の方へは、期限とパスワードを付けて渡す。
ファイルの画面から、期限・パスワード・ダウンロードを許すかを決めてリンクを作れます。リンクは作ったときに1回だけ表示し、 取り消すとすぐに開けなくなります。会社の設定で禁じた共有は、だれも作れません。
  • 期限・パスワード・開ける回数・ダウンロードの許可を選ぶ
  • 画面で見せるだけのときは透かしを入れられる
  • 社外の方からファイルを受け取るリンクも作れる
  • 誰がいつ開いた・取り出したかを記録
  • 共有のページに、会社の名前とロゴを出せる(管理者が設定したとき)
共有リンクを作る画面(開ける人・期限・開ける回数・パスワード・ダウンロードの許可・透かし)社外の方が開く共有のページ(上に会社の名前とロゴ、リンクを開ける期限)
H-02
質問すると、出典つきで答える。
聞きたいことを書くと、その人が見られる文書の中から答えを作り、もとになった文書と版を添えます。 見られない文書は出典に使わない作りです。
  • 答えの番号から、もとの文書へ移れる
  • 外の AI を使う形は AI 連携(オプション・お見積り)
  • 会社の管理者が有効にするまで、文書を外の AI に送らない
質問すると、出典つきで答える。
H-03
承認は、依頼から結果まで文書に残す。
文書の画面から承認を依頼すると、承認する人の「承認」の画面に並びます。承認・差し戻しとひとことは文書に残り、 あとから経緯を確かめられます。
  • 承認する人を選んで依頼
  • 決めた順に回す承認の経路も作れる
  • 期日を過ぎた依頼はお知らせ
承認は、依頼から結果まで文書に残す。
H-04
その人に何が見えているかを、管理の画面で調べる。
人を選ぶと、その人が見られるスペースと、個別に招かれた項目を調べられます。 社外の方に見せすぎていないか、担当が替わる人が何を持っているかを確かめるときに使えます。
  • 社内の人も、社外の方も選べる
  • 見られるスペースと、個別に招かれた項目
  • 所属するグループも表示
その人に何が見えているかを、管理の画面で調べる。
H-05
操作の記録は、改ざんを確かめられる形で。
見た・取り出した・共有した・権限を変えた・消した、を操作の記録に残します。記録は追記だけで、 改ざんされていないかを管理の画面で確かめられます。
  • 誰が・いつ・何を・どこから
  • 画面や API からは書き換え・削除できない(追記だけ)
  • 改ざんの確かめは管理の画面から
操作の記録は、改ざんを確かめられる形で。
H-06
画像や動画に、場所や時刻を指してコメントする。
画像のファイルを開いて気になる所を押すと、その場所にコメントを付けられます。動画は、再生しながら気になった時刻にコメントを付けられます。
  • 画像に付けたコメントには、番号の印が出る
  • パソコンでは、画像の範囲も選べる
  • 動画のコメントの時刻を押すと、その場面から見直せる
画像のファイルの画面(画像の上に番号の印の付いた注釈、右に確認と承認の欄)動画のファイルの画面(再生の下にコメントの位置の印、右に見た回数と関連する記事)
H-07
長い文書は、スライドで1枚ずつ。
文書を見出しごとに区切って、スライドのように1枚ずつ表示できます。
  • 矢印のキーやスマホの左右の操作でめくれる
  • 見出しの一覧から好きな所へ移れる
長い文書は、スライドで1枚ずつ。
H-08
ログイン中の端末を確かめ、1台ずつログアウトさせる。
いまログインしている端末を一覧で確かめ、心当たりのない端末やなくした端末を、その場からログアウトさせられます。 会社の設定で、新しい端末からのログインに管理者の承認を求めることもできます。
  • 端末の種類・ログインした日時・接続元を一覧に
  • 1台ずつログアウトさせられる
ログイン中の端末を確かめ、1台ずつログアウトさせる。
H-09
よく見られている資料と文書を、期間を決めて確かめる。
管理者は、期間を決めて、よく見られた資料や文書とスペースを見られます。見た回数・取り出した回数・使った人の数も出ます。
  • 期間の合計と、日ごとの見た回数
  • 見ている管理者に見えない項目は数えない
  • 資料や文書の画面でも、見た回数を確かめられる
利用の分析の画面(期間の指定、見た回数・取り出し・使った人の合計、日ごとの見た回数、よく見られた項目の表)

HOW IT WORKS

3ステップで、置き場所をひとつに

今ある資料の取り込みから、社外の方との受け渡しまで。

  1. 01
    取り込む
    今ある資料と、ほかの Wiki やツールの書き出しを、フォルダの形を保ったまま取り込みます。取り込む前に「試し」で確かめられます。
    フォルダ
    12
    文書
    84
    ファイル
    230
    リンク
    付け替え済み
  2. 02
    権限を決める
    部署・お客様・プロジェクトごとのスペースに、見られる人と段を決めます。フォルダへは自動で引き継がれます。
    スペース
    営業部
    引き継ぎ
    5フォルダ
    例外
    1
  3. 03
    探す・渡す
    社内では言葉で探して質問し、社外の方へは期限つきのリンクで渡します。誰がいつ見たかは記録に残ります。
    リンク
    作成(1回だけ表示)
    ダウンロード
    許さない
    開いた記録
    残す
取り込める形式: ZIP・Markdown・Word・HTML

TECH & SECURITY

会社の資料を預かるから、設計から堅く

社内の資料と、社外の方との受け渡しを扱う前提で、基盤を設計しています。

会社ごとにデータを分ける
組織ごとにデータを分け、ファイルの置き場所と暗号化の範囲も会社ごとに分ける設計です。
権限はその場で確かめる
検索・質問への答え・公開 API・MCP のどれでも、その人がいま見られる文書だけを使います。
誤って消しても、期間内なら戻せる
版とごみ箱で、誤って消した資料を戻せます。保留をかけた物は、期間中は消せない作りです。操作の記録は追記だけで、改ざんを確かめられます。
STACK
Rails 8.1Next.js 16PostgreSQL(全文検索)MCP

デモで、実際の画面を触ってみてください

サンプルデータ入りの画面です。操作した内容は、使い終わってしばらくすると自動で初期の状態に戻ります。

触ってみて気になった点や、自社の業務に合うかどうかは、お気軽にご相談ください。導入の相談をする

デモを開く(新しいタブで開きます)

FOR

こんな方におすすめ

  • 01共有フォルダ・メールの添付・チャットに資料が散らばり、どれが最新かを毎回聞き直している会社
  • 02お客様や協力会社への資料の渡し方を、期限つきのリンクと記録にそろえたい受託開発・制作の会社
  • 03手順書や議事録が個人のパソコンにあり、担当が替わると見つからない総務・事務
  • 04社外の方に見せている範囲と、だれが何を見られるかを、管理の画面で確かめたい管理者

企画・設計・開発・運用:株式会社ALT

よくある質問

料金はいくらですか?

社内の利用者の人数で決まる月額で、月額6,800円から(税別・予定)です。社外のお客様・外注先のゲストは、何人招いても料金はかからない予定です。 資料と文書・検索・権限の設定・共有のリンク・操作の記録・公開 API と MCP まで、基本の料金に含まれます。初期費用は0円の予定です。

AI は使えますか?

外の AI に文書を送って答えや要約を作る機能は、AI 連携(オプション・お見積り)です。ご契約の会社でも、管理者が有効にするまでは文書を外の AI に送りません。 送り先は国内(東京・大阪)の AI の基盤だけにする予定で、送り先は管理の画面で確かめられます。 送る前に個人情報や秘密の値は伏せ字にし、会社ごとに月の上限(回数・金額)を設け、届いたらその月は外の AI へ送りません。オプションが無くても、言葉で探す全文検索と、文書を引用して答える形は使えます。

契約書の管理に使えますか?

はい。契約書のファイルを版ごとに保管し、上げ直しても前の版に戻せます。決めた順に承認へ回せて、承認・差し戻しとひとことは文書に残ります。 6段階の権限で見られる人を絞り、相手先へは期限とパスワードを付けたリンクで渡せます。誰がいつ見た・取り出したかは操作の記録に残ります。 なお、契約の更新日や満了日を知らせる専用の機能はありません。

文書の版の管理はどうなりますか?

ファイルは同じものを上げ直すと版として残り、だれがいつ上げたかも版ごとに残ります。ファイルは編集中の印を付けて、同時の上書きを防げます。 手順書や議事録などの文書は書き換えるたびに版が残り、どこが変わったかを見比べて前の版に戻せます。

社外の方に見せたくない物が見えてしまうことはありませんか?

社外の方は、招いたスペースやフォルダ、共有のリンクで渡した物だけが見えます。社内のメンバーの一覧や社内向けのコメントは見えません。 会社の設定で、社外への共有そのものや、パスワードの無いリンク・期限の無いリンクを禁じることもできます。

今使っている置き場所から移せますか?

ほかの Wiki やツールの書き出し(ZIP・Markdown・Word・HTML)を、フォルダの形を保ったまま取り込めます。取り込む前に「試し」で何ができるかを確かめられ、 取り込んだ物はまとめて取り消せます。移し替えのご相談もお受けします。

スマートフォンでも使えますか?

はい。閲覧・検索・質問・共有・アップロードは、スマートフォンの幅でも使えるように作っています。文書の編集はパソコンが主です。

いつから使えますか?

現在、提供の準備を進めています。公開のデモで画面をお試しいただけます(見本のデータです。デモでは、来訪者が上げたファイルの取り出しと共有は止めています)。 開始の時期や導入のご相談は、お問い合わせください。

UPDATES

更新履歴

主な更新をまとめています。細かな改善は随時行っています。

  1. 新機能
    共有リンクに会社の名前とロゴ
    社外の方に送る共有リンク・受付・Web 公開のページに、会社の名前・ロゴ・色を表示できるようになりました。管理者が設定で入れたときだけ表示し、期限の切れたリンクなどには表示しません。
  2. 新機能
    動画の時刻にコメントを付ける
    動画のファイルを再生しながら、気になった時刻にコメントを付けられるようになりました。コメントの時刻を押すと、その場面から見直せます。動画の下の線に、コメントの位置が印で並びます。
  3. 新機能
    ページをスライドで見る
    ページを見出しごとに区切って、スライドのように1枚ずつ表示できるようになりました。矢印のキーやスマホの左右の操作でめくれ、見出しの一覧から好きな所へ移れます。
  4. 新機能
    画像に、場所を指して注釈を付ける
    画像のファイルを開いて、気になる所を押すと、その場所にコメントを付けられるようになりました。パソコンでは範囲も選べます。付けた所には番号の印が出て、コメントの欄と行き来できます。
  5. 新機能
    関連する記事を、ページの横に表示
    ページやファイルの横に、関係の深い資料を表示するようになりました。リンクしている物・同じタグの物・似た題名の物などから選びます。見る人が見られない資料は表示しません。
  6. 新機能
    会社とスペースの掲示板
    会社全体やスペースごとのお知らせを、掲示板に出せるようになりました。「重要」を付けた掲示は、読んだ印を付けるまでホームの先頭に残ります。出した人と管理者は、読んだ人の数を確かめられます。
  7. 安全性
    管理者が理由を書いて、非公開の資料を読む
    継承を切って管理者にも見えない資料を、所有者・管理者が理由を書いて1時間だけ読めるようになりました。読むだけで書き換えや取り出しはできず、作った人や管理する人に必ず知らせ、操作ログにも残ります。
  8. 新機能
    法務の保留の対象を探して書き出す
    法務の保留をかけた資料を、題名や種類・更新日で探せるようになりました。対象をまとめて書き出すと、権限の一覧・操作ログ・閲覧の記録も一緒に入り、古い版も選んで入れられます。書き出せるのは、書き出す人に見える物だけです。
  9. 安全性
    ログイン中の端末の確かめと承認
    ログイン中の端末を一覧で確かめ、1台ずつログアウトさせられるようになりました。会社の設定で、新しい端末からのログインに管理者の承認を求めることもできます。ログアウトした端末の控えは、次につながったときに消えます。
  10. 新機能
    ID管理のサービスから利用者を自動で写す
    お使いの ID 管理のサービスから、利用者とグループを自動で写せるようになりました。入社や退職に合わせて追加と停止が届き、停止するとログインや API の鍵も止まります。写した利用者は、メンバーとして加わります。
  11. 新機能
    文書の閲覧数と、管理の利用の分析
    文書ごとに、見た回数・見た人の数・共有リンクから開かれた回数を、30日の推移とあわせて確かめられます。管理者は、よく見られた文書やスペースを期間を決めて見られます。会社の設定で、人の名前を出さず数だけにもできます。
  12. 改善
    文書の画面と承認の流れを作り直し
    文書の画面で、本文の横に確認と承認・宿題・共有の欄をまとめました。スマホでは欄を畳み、要るときに開けます。承認は一覧から開いて内容を見ながら判断でき、差し戻すときは理由を書きます。判断のあとは次の承認待ちへそのまま進めます。
  13. 改善
    管理の画面を区分と表で整理
    管理の入口から、利用者と権限・安全の設定・連携などを区分ごとにたどれるようになりました。利用者や操作ログなどの一覧は表で並び、スマホでは1件ずつのカードで読めます。設定の画面も、項目を区分ごとにまとめて並べました。
  14. 改善
    ホームとスペースの画面を見やすく作り直し
    ホームに、自分の確認待ちや最近の更新、よく使うスペースをまとめて出すようになりました。スペースは一覧の画面から種類や名前で探せ、中の資料は表で状態をひと目で確かめられます。スマホでは1件ずつのカードで読めます。
  15. 新機能
    ページを、ログイン無しで読めるURLに公開
    会社が許したときだけ、案内や手順書のページを、ログイン無しで読める URL に載せられます。承認が要るスペースでは承認済みの版だけが出て、検索サイトには載りません。公開をやめると、すぐに読めなくなります。
  16. 新機能
    決まった作業の自動化と、チャットへの知らせ
    フォルダにファイルが入ったときなどに、タグ付け・承認の依頼・移動・ひな形からのページ作りを自動で行えます。規則は持ち主の権限の範囲でだけ動きます。承認の依頼などの知らせは、社内のチャットにも送れます。
  17. 新機能
    Word・PDF・PowerPoint・CSVとの出し入れ
    ページを Word の形で書き出せるようになりました。PDF や PowerPoint のファイル、CSV の表からページをまとめて作れ、ほかの社内 Wiki から書き出したファイルも取り込めます。データベースの行も CSV で出し入れできます。
  18. 新機能
    資料ボックスで、ファイルを版ごとに保管
    見積書・契約書・制作物などのファイルを、スペースとフォルダに分けて保管できます。同じファイルを上げ直すと版として残り、前の版に戻せます。だれがいつ上げたかも版ごとに残るので、どれが最新かで迷いません。
  19. 新機能
    社内の手順や議事録を「文書」で書いて共有
    手順書・議事録・社内の決まりを、見出しや表の入った文書として書き、スペースごとにまとめられます。書き換えるたびに版が残り、どこが変わったかを見比べて、必要なら前の版に戻せます。よく使う形はひな形から始められます。
  20. 新機能
    社外の方へ、期限つきのリンクで共有
    お客様や協力会社に、期限とパスワードをつけたリンクで資料を渡せます。ダウンロードを許すか、画面で見るだけにするかも選べます。社外への共有やパスワード無しのリンクを会社の設定で禁じると、だれも作れなくなり、取り消しもすぐに効きます。
  21. 新機能
    見られる文書の中から、言葉で探す・質問する
    文書の本文や資料の名前を、日本語の言葉で探せます。スペースや種類で絞り込めて、質問すると文書を引用して出典つきで答えます。検索も回答も、その人が見る権限を持つ文書だけから作るので、見られない文書の件名や中身は出ない作りです。
  22. 新機能
    権限は6段階、スペースからフォルダへ引き継ぎ
    管理・編集・アップロードのみ・コメント・閲覧・プレビューのみの6段階で、だれが何をできるかを決められます。スペースで決めた権限はフォルダとその中へ引き継がれ、一部のフォルダだけ例外にすることもできます。見られる範囲は毎回その場で確かめます。
  23. 新機能
    承認の流れと、取り込みで一度に移す
    契約書や社内の文書を、決めた順に上長へ回して承認をもらえます。承認の途中と結果は文書に残ります。今まで別の場所にあった資料は、フォルダの形を保ったまま一度に取り込めるので、使い始めの移し替えの手間を減らせます。
  24. 安全性
    操作の記録・ごみ箱・保留で、期間内なら戻せる
    だれがいつ見た・取り出した・共有した・消したかを、改ざんを確かめられる形で記録します。消した物はごみ箱から戻せ、保留の間は管理者でも消せない作りです。所有者と管理者は2要素の認証が必須で、ログインできる場所も制限できます。

GUIDES

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資料の置き場所を、ひとつにしませんか。

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