文書管理システムの選び方契約書・手順書の「最新版がどれか分からない」をなくす

3行でいうと

「どれが最新か」で迷うのは、版を人の注意で守っているからです。版は仕組みで残し、置き場所はひとつに決めます。

見られる範囲は、人ごとではなく、部署・取引先・案件の単位で決めます。社外への受け渡しは、期限と記録の残る方法にそろえます。

選ぶときは、自社の実際の資料を少し入れて試します。移し替えの手順と、やめるときにデータを取り出せるかも、最初に確かめます。

この記事は、法令ではなく、社内の資料の扱い方の実務を扱います。情報の守り方については、2026年11月11日に独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」の付録を開いて確かめた内容を引いています。

版の管理：ファイル名に日付を入れるやり方の限界と、仕組みで残すときに確かめること

いちばん手軽な版の管理は、ファイル名に日付や版の番号を入れるやり方です。ルールが守られている間は、これでも回ります。続ける場合は、「20261111」のように年月日の8けたを先頭に書く、「最新」「最終」という言葉は使わない、確定した版だけを決まったフォルダに置く、のように迷う余地を減らしておきます。

ただし、ファイル名のルールと共有フォルダの上書きで回すと、下の表のような限界があります。

これに対して版を仕組みで残すとは、ファイルの名前を変えずに上げ直すと、前の内容が「前の版」として自動で残ることです。置き場所はひとつで、開けばいつも最新版が出ます。選ぶときは、表のあとに挙げる点を実際に操作して確かめます。

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• 同じファイルを上げ直すと版として残り、前の版に戻せるか
• 版ごとに、誰がいつ上げたかが残るか
• 手順書や議事録のような文章なら、版どうしを見比べて、どこが変わったかが分かるか
• 二人が同時に直して上書きしないよう、編集中であることが分かる印や、止める仕組みがあるか
• 誤って消したときに、一定の期間なら戻せるか

権限の決め方：部署・取引先ごとに見られる範囲を分ける

権限を人ごと・ファイルごとに決めると、人が増えたときに誰が何を見られるのか分からなくなります。先に「置き場所の単位」を決め、その単位ごとに見られる人を決めて、中のフォルダへ引き継がせるのが基本です。例外は、どうしても必要なところだけにします。

IPA の「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」（付録3）は、データの共有設定を必要な人に限ることを項目に挙げています（No.4）。対策の例として、共有の範囲を限ることと、従業員の異動や退職のときに速やかに設定を変える（削除する）ことを示しています。権限を決めるときは、「入れるとき」だけでなく「外すとき」の手順も一緒に決めておきます。

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1. 置き場所の単位（部署・取引先・案件など）を書き出す
2. 単位ごとに、見られる人と、できること（見るだけ・コメントする・編集する・管理する）を決める
3. 中のフォルダは、上の単位の決め方を引き継ぐ。例外にするフォルダと、その理由を書いておく
4. 入社・異動・退職のときに、誰が、いつまでに権限を変えるかを決め、年に1回などの時期に見直す

社外とのやり取り：期限・パスワードつきのリンクと、取り出した記録

社外へ資料を渡す方法は、大きく分けて、メールに添付する、リンクで渡す、相手を置き場所に招く、の3つです。相手から受け取るときは、受け取り用のリンクを使う方法もあります。

IPA の自社診断（付録3）の No.9 の対策例では、重要な情報は文書ファイルに書いて強固なパスワードで守り、パスワードは SMS などの別の手段で知らせるとしています。同じ対策例は、法人向けのデータの受け渡しのサービスやウェブのサービスを使い、社内外の決まった人だけが入れるフォルダで受け渡すことも挙げています。

また同じ自社診断は、重要な情報のやり取りがある取引先との契約書に、秘密を守る条項を入れることも項目にしています（No.22）。仕組みとあわせて、相手との取り決めも確かめておきます。

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• 誰が、いつ開いたか・取り出したか・共有したかが記録に残るか
• パスワードの無いリンクや期限の無いリンクを、会社の設定で、だれも作れないように禁じられるか

承認の回し方と、今の置き場所からの移し替え

契約書や社内の規程のように、承認を経てから使う文書があります。承認をメールやチャットで回すと、どの版を承認したのか、誰が差し戻したのかが、文書と切り離されてしまいます。承認は文書と同じ場所で回します。

まず、文書の種類（契約書・規程・手順書など）ごとに、承認する人と順番を決めます。依頼するときは、承認してほしい版が分かるようにします。承認・差し戻しの結果と、そのときのひとことは文書に残します。手順書のように内容が古くなる文書は、「内容を確かめる人」と「次に確かめる期限」も決めておきます。

新しい置き場所を決めても、今の資料を移せなければ使われません。いきなり全社で移すのではなく、置き場所の一覧を作り、ひとつの部署で試してから広げます。移す間は、どちらを正式な置き場所にするかを社内に知らせます。

IPA の「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」（付録7）のチェックシートは、どの業務で使い、どの情報を扱うかを先に決めること（Ⅰ．No.1）を挙げています。サービスの停止やデータの消失に備えて重要な情報を手元に確保すること（Ⅱ．No.10）と、利用をやめるときのデータの扱いを確かめること（Ⅲ．No.13）も挙げています。

新しいサービスでも重要な資料の控えを手元に取れるか、やめるときにデータを取り出せるかを、選ぶ段階で確かめておきます。なお、移し替えの前にも、今の資料の控えを残しておくと安心です。取り込みの機能では、図のあとに挙げる2点も確かめます。

• 取り込む前に、何がどこにできるかを試せるか
• 取り込みに失敗したとき、まとめて取り消せるか

選ぶときの確かめ表

選ぶときに確かめる点を表にまとめます。自社の実際の資料を少し入れて、担当者が自分で操作して確かめるのがおすすめです。

表のうち、次の5つの行は、IPA の「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」（付録7）のチェックシートの項目をもとにしています。Ⅰ．No.1（使う業務と情報）、Ⅱ．No.9（ログインの守り）、Ⅱ．No.10とⅢ．No.13（控えとやめるとき）、Ⅲ．No.11・No.12（事業者の対策と支援）、Ⅲ．No.15（データの置き場所）です。

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よくある質問