リコールとは、なぜ仕組みにするのか
リコールは、治療が終わった患者さんや、前回の検診から一定の期間がたった患者さんに、次の定期検診の時期を知らせる業務です。予約を取ったまま来院が途切れた人ではなく、そもそも次の予約が入っていない人を見つけて声をかけるところに、この業務の難しさがあります。
厚生労働省の「令和6年歯科疾患実態調査」（2025年6月26日公表）では、過去1年間に歯科検診（健診）を受けた人の割合は63.8%（各都道府県の人口規模を反映するよう補正した全国の値）で、前回の令和4年調査の58.0%から上がりました。検診を受ける人が増える一方で、医院の側では、誰に・いつ・どの手段で案内したかが担当者の記憶や紙の台帳に頼りがちです。
リコールの間隔は、患者さんの口の中の状態に合わせて歯科医師が決めるものです。この記事では間隔そのものには触れず、決めた間隔を確実に案内につなげるための段取りを扱います。
対象の出し方
案内の対象は、毎月決まった日に、同じ条件で出すと漏れが減ります。次の順で一覧を作ります。
- 患者さんごとに、最後の来院日と、歯科医師が決めたリコールの間隔（または次の検診の予定日）を記録しておきます。
- 予定日が今月・来月に来る人のうち、次の予約がまだ入っていない人を抜き出します。
- 担当の歯科衛生士ごとに並べます。担当者が自分の患者さんを見て、案内に一言を添えたり、電話のほうがよい人を選んだりできます。
- 治療中の人、転居した人、案内を望まない人を外します。
- 案内した日と手段、その結果（予約が入った・返事が無い・断られた）を記録し、返事が無い人は一定の期間をおいてもう一度案内します。
連絡の手段の使い分け
手段ごとに、準備するものと注意する点が違います。一つに決めず、患者さんに選んでもらい、その希望を患者さんの記録に残しておくのが基本です。
| 手段 | 向いている人 | 準備・注意 |
|---|---|---|
| はがき | メールや LINE を使わない人、高齢の人 | 宛名と住所を最新にしておく。はがきは家族や配達の人の目にも触れるため、病名や治療の内容は書かない |
| 電話 | 長く来院が途切れている人、担当者が直接話したい人 | かけた日時と結果を記録する。本人以外が出たときに伝える内容を決めておく |
| メール | 日中に電話に出にくい人 | 送ってよいかの同意を記録し、受信を止める方法を本文に入れる。送信者の名称を明記する |
| LINE | 普段 LINE で連絡を取る人 | 医院の公式アカウントを友だち追加してもらい、案内を送ってよいかの同意を記録する。LINE の利用規約にも従う |
個人情報の利用目的を掲示しておく
個人情報保護委員会と厚生労働省の「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」（2017年4月14日、2026年4月一部改正）は、医療機関が個人情報の利用目的を特定し、院内掲示などで公表するよう求めています。別表2に「当該医療機関等が患者等に提供する医療サービス」など、通常の業務で想定される利用目的の例が並んでいます。
別表2にリコールの案内そのものは例示されていません。患者さんが迷わないよう、院内掲示やホームページの利用目的に「定期検診のご案内」を明記しておくと確実です。診療の内容や病名は要配慮個人情報にあたるため、はがきやメールの本文に書く内容は最小限にします。
メールで送るときの特定電子メール法の考え方
特定電子メール法は、営利の団体などが「自己又は他人の営業につき広告又は宣伝を行うための手段として」送るメール（特定電子メール）について、あらかじめ同意した人や、送信者と「取引関係にある者」などにしか送ってはならないと定めています（第3条第1項）。同意を得て送るときは、その記録を保存する義務があり、受信を拒否された後は送れません。送るときは、送信者の名称や受信拒否の連絡先などを表示する義務があります（第4条）。
この法律の「電子メール」は、総務省令でいわゆるメール（SMTP の方式）と、電話番号で送るショートメッセージ（SMS）に限られています。LINE のメッセージはこのどちらにも当たらないと読めますが、LINE の利用規約と、個人情報の扱いの決まりには従います。
総務省・消費者庁の「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」（2011年8月）は、取引上の条件を案内する事務連絡や料金請求のお知らせのように、広告・宣伝の内容を含まず、広告・宣伝のウェブサイトへの誘導もしない取引関係の通知は、特定電子メールに当たらないものがあるとしています。
予約の確認や変更の連絡はこの通知に近いものですが、定期検診の案内に自費診療やホワイトニングの紹介などを載せれば、広告・宣伝の性格を帯びます。患者さんが「取引関係にある者」に当たるかについて、ガイドラインは、一度の購入だけでは必ずしも継続的な関係とはいえないが、以後の取引が予定されている場合は取引関係といえる場合もある、としています。歯科の例は示されていません。どちらに当たるかで迷う運用を避けるため、案内を送る前に同意を得て記録し、どのメールにも受信を止める方法を入れておくのが実務上の安全策です。
- 初診の問診や受付で、案内の手段と、送ってよいかの同意を確かめて記録する
- 同意の日時と、同意を得た方法（問診の回答・受付での確認など）を残す
- 案内の本文に、医院の名称と、受信を止める方法（リンクや連絡先）を入れる
- 受信を止めた人には、以後その手段で案内を送らない
- 自費診療などの紹介を載せるときは、広告・宣伝のメールとして扱う
よくある質問
リコールの間隔は何か月がよいですか。
間隔は、患者さんの口の中の状態に合わせて歯科医師が決めるものです。この記事では一律の目安は示しません。決めた間隔を患者さんの記録に残し、その日付から対象を出すようにすると、担当者が変わっても同じ基準で案内できます。
リコールの案内メールに、患者さんの同意は必要ですか。
広告・宣伝を含まない取引関係の通知は、特定電子メール法の特定電子メールに当たらないものがあるとガイドラインは示しています。また、送信者と取引関係にある人には、同意が無くても特定電子メールを送れる例外があります（第3条第1項第3号）。ただし、定期検診の案内は書き方によって広告・宣伝の性格を帯び、長く来院していない人が取引関係に当たるかもはっきりしないため、あらかじめ同意を得て記録し、受信を止める方法を示しておくのが安全です。判断に迷うときは、総務省・消費者庁のガイドラインや専門家に確かめてください。
はがきに治療の内容を書いてもよいですか。
はがきは家族や配達の人の目にも触れます。診療の内容や病名は要配慮個人情報にあたるため、「定期検診の時期になりました」程度にとどめ、詳しい内容は来院時や電話で伝えるのが安全です。
