帳簿を備えるのは誰か
建設業法第40条の3は「建設業者は、その営業所ごとに」帳簿を備え、帳簿と営業に関する図書を保存するよう定めています。建設業法でいう「建設業者」は、第3条の許可を受けて建設業を営む者のことです（第2条第3項）。許可を受けていれば、元請か下請か、工事の大小にかかわらず対象になります。
帳簿を備えない、記載しない、虚偽の記載をする、帳簿や図書を保存しない、といった違反は、建設業法第55条により10万円以下の過料の対象です。
許可を持たずに軽微な工事だけを請け負う事業者は、この条文の「建設業者」には当たりません。ただし、契約の書面を交わす義務（第19条）は許可の有無にかかわらずかかるため、契約書や変更の書面はどの事業者も残しておく必要があります。
帳簿に書くことと、添付する書類
記載事項と添付書類は、建設業法施行規則第26条が定めています。添付書類に記載事項が書かれていれば、帳簿のその箇所との関係を明らかにして記載を省けます（同条第4項）。
| 区分 | 内容（施行規則第26条） |
|---|---|
| 営業所 | 営業所の代表者の氏名と、代表者になった年月日 |
| 注文者との契約 | 工事の名称と工事現場の所在地、契約の締結日、注文者の名称・住所（建設業者なら許可番号）、完成検査の完了日と引渡し日 |
| 住宅の新築（発注者との契約。発注者が宅地建物取引業者の場合を除く） | 住宅の床面積、住宅瑕疵担保責任保険に入ったときは保険法人の名称など |
| 下請との契約 | 下請に出した工事の名称と所在地、下請契約の締結日、下請の名称・住所（建設業者なら許可番号）、完成検査の完了日と引渡しを受けた日。特定建設業者が一定の下請に払う場合は、支払った額・日・手段なども |
| 添付書類 | 第19条第1項・第2項の契約書面（当初の契約と変更の書面）またはその写し、施工体制台帳の一部（作る義務がある場合）など |
営業に関する図書（10年保存）
帳簿とは別に保存する「営業に関する図書」は、2008年の省令改正で範囲と保存期間が定められました。国土交通省は当時、保存期間を瑕疵担保責任の期間（10年）を踏まえて10年としたと説明しています。現行の施行規則第26条第5項では、保存する図書は建設業者の立場で次のように分かれます。打合せ記録は、施工上の必要に応じて作ったもので、請負契約の当事者が互いに交付したものに限られます。完成図も、施工上の必要に応じて作ったか、発注者から受け取ったものです。この条文は、作った図書や受け取った図書を保存する決まりで、すべての工事で完成図や打合せ記録を新しく作ることまでは求めていません。
| 図書 | 発注者から直接請け負った建設業者 | 施工体制台帳を作る元請 | それ以外（下請など） |
|---|---|---|---|
| 完成図（完成時の状況を表した図。作ったもの・発注者から受け取ったもの） | 保存 | 保存 | — |
| 工事内容に関する発注者との打合せ記録（互いに交付したもの） | 保存 | 保存 | — |
| 施工体系図 | — | 保存 | — |
| 材料費等記載見積書（作成したとき） | 保存 | 保存 | 保存 |
| その見積書の内容に関する注文者との打合せ記録（互いに交付したもの） | 保存 | 保存 | 保存 |
保存期間の数え方
保存期間は施行規則第28条が定めています。帳簿と添付書類は、工事ごとに引渡しをしたときから5年間です。ただし、請負契約に基づく債権債務が消滅した場合はそのときから数えます。発注者と結んだ住宅の新築工事に係るものは10年間です（発注者が宅地建物取引業者の場合を除く）。営業に関する図書は、工事ごとに引渡しをしたときから10年間です。
リフォームの場合、帳簿と契約書の写しは原則5年、施主と互いに交付した工事内容の打合せ記録と完成図は10年、と覚えておくと整理しやすくなります。
なお、これは建設業法の保存期間です。税法の保存期間は別に決まっていて、国税庁によると、法人は帳簿と注文書・契約書・領収書などの書類を、確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間（欠損金が生じた事業年度などは10年間）保存します。契約書の写しは建設業法では5年でも、税法の7年のほうが長いため、実務では長いほうに合わせて残すことになります。
| 保存するもの | 期間 | 起点 |
|---|---|---|
| 帳簿と添付書類（契約書・変更の書面の写しなど） | 5年 | 引渡しをしたとき（債権債務が消滅した場合はそのとき） |
| 同上のうち、発注者と結んだ住宅の新築工事のもの（発注者が宅地建物取引業者の場合を除く） | 10年 | 同上 |
| 営業に関する図書（完成図・打合せ記録・施工体系図・見積書など） | 10年 | 引渡しをしたとき |
電子で保存するときと、打合せ記録の残し方
施行規則第26条第6項から第8項により、帳簿の記載事項、添付書類（スキャナで読み取ったものを含む）、営業に関する図書は、パソコンなどに記録し、必要に応じて営業所で紙や画面にはっきり表示できれば、電子の記録で代えられます。
保存の対象になる打合せ記録は「互いに交付したもの」に限られます。電話や現場での口頭のやり取りを社内のメモにしただけでは、この図書には当たりません。工事内容に関わる決定は、日付・決まったこと・相手の了承を書いた記録にして施主にも渡し、控えを工事ごとにまとめておくと、10年の保存と、のちの不具合の問い合わせへの対応の両方に使えます。
- 工事ごとに、契約書・変更の書面・完成検査と引渡しの日を帳簿にまとめる
- 工事内容に関わる打合せは、決まったことを記録にして施主にも渡し、控えを残す
- 完成図と見積書（作ったもの）を工事の記録に入れる
- 引渡し日から、帳簿は5年・図書は10年の廃棄してよい日を記録しておく
よくある質問
リフォームの打合せ記録はすべて10年保存が必要ですか。
10年保存の対象は、発注者から直接請け負った建設業者が施工上の必要に応じて作った、工事内容に関する発注者との打合せ記録で、当事者が互いに交付したものです。社内だけのメモは含まれません。このほか、材料費等記載見積書を作った場合の、その見積の内容に関する注文者との打合せ記録（互いに交付したもの）は、下請も含めて保存の対象です。
帳簿は紙で備えなければなりませんか。
いいえ。施行規則第26条第6項により、パソコンなどに記録し、営業所で必要に応じて紙や画面にはっきり表示できれば、電子の記録で帳簿への記載に代えられます。
保存期間はいつから数えますか。
工事ごとに、目的物の引渡しをしたときからです。帳簿と添付書類は、請負契約に基づく債権債務が消滅した場合はそのときから数えます。
