備付書類とは
警備業法第45条は、警備業者に対し、営業所ごとに警備員の名簿その他の内閣府令で定める書類を備えて、必要な事項を記載するよう求めています。この「内閣府令で定める書類」を並べたのが警備業法施行規則第66条第1項です。
これとは別に、機械警備業を営む会社は、基地局ごとに書類を備える義務があります（法第44条・施行規則第64条）。このうち事故の情報を受信した記録は、受信の日から1年間備えておきます（施行規則第64条第2項）。
書類を備え付けない、必要な事項を記載しない、虚偽の記載をした場合は、30万円以下の罰金の対象です（法第58条第9号）。法人の場合は、行為者のほか法人も罰せられます（法第59条）。公安委員会は、警察職員に営業所などへ立ち入らせ、帳簿や書類を検査させることができます（法第47条）。
営業所に備える8つの書類（施行規則第66条第1項）
書類の名前と主な記載事項、条文で決まっている保存の期間を表にまとめます。保存の期間は第66条第2項に定めがあるものだけを書いています。
| 号 | 書類 | 主な記載事項 | 備えておく期間 |
|---|---|---|---|
| 1号 | 警備員の名簿 | 氏名・本籍・住所・生年月日・採用年月日（退職したら退職年月日）、受けた警備員教育の実施年月日・内容・時間数・実施者、従事させる警備業務の内容、合格証明書・指導教育責任者資格者証・機械警備業務管理者資格者証の種別や番号など。3年以内に撮影した写真（縦3cm・横2.4cm、無帽・正面・上三分身・無背景）を貼る | 退職の日から1年間 |
| 2号 | 欠格事由に当たらないことの確認書類 | 警備員ごとに、法第14条第1項に該当しない旨の誓約書の提出を受けたことなど、確認のために講じた措置。提出を受けた書面を添付 | 条文に期間の定めなし |
| 3号 | 護身用具の書面 | 護身用具の種類ごとの数量 | 条文に期間の定めなし |
| 4号 | 指導計画書 | 警備員に対する指導の計画 | 実地に指導した日から2年間 |
| 5号 | 教育計画書 | 年度ごとの警備員教育の実施時期・内容・方法・時間数・実施者・対象とする警備員の範囲 | 年度の開始の30日前までに備え、年度の終了から2年間 |
| 6号 | 教育の実施の記録（教育実施簿） | 年度ごとの実施年月日・内容・方法・時間数・実施場所・実施者・対象となった警備員の氏名。指導教育責任者と実施者が誤りがないことを確認した旨を付記 | 年度の終了から2年間 |
| 7号 | 警備業務の契約ごとの書類 | 依頼者、従事させる警備員の人数と担当業務（検定合格警備員の配置が必要な種別ではその警備員の氏名を含む）、警備業務を行う期間。あわせて業務の区分に応じ、施設警備は対象施設の名称と所在地、交通誘導・雑踏は業務を行う場所、運搬警備は警備業務を行う路程、身辺警備は対象者の住所または居所（氏名は除く）。いずれも施行規則第33条の事項を引いたもの | 条文に期間の定めなし |
| 8号 | 苦情の処理の記録 | 苦情を申し出た者の氏名と連絡先、苦情の内容、原因究明の結果、弁明の内容、改善措置、苦情処理を担当した者の氏名 | 条文に期間の定めなし |
記載で指摘されやすい点
条文と警察庁の解釈運用基準（令和6年6月27日付け警察庁丙生企発第240号）から、記載の中身が問われやすい点を挙げます。
- 従事させる警備業務の内容：「○○市内の道路工事現場における車両の誘導」「○○市○○町の××ビルにおける常駐警備」のように、業務の具体的な内容と場所・地域まで書くよう指導するとされています。
- 合格証明書の級：名簿には合格証明書の種別・交付した公安委員会・交付年月日・番号に加え、級も記載します（検定規則第21条）。
- 教育の「内容」：教育計画書と教育の記録の「内容」は、施行規則第38条の教育事項の細目を指します（解釈運用基準第31の2）。「基本教育」とだけ書くのでは足りません。
- 教育の記録の確認：指導教育責任者と実施者の両方が、記載に誤りがないことを確認した旨の付記が必要です。教育の記録は、解釈運用基準の別紙の記載例を参考に作るよう指導するとされています。
- 写真：条文は、名簿に3年以内に撮影した写真を貼るとしています。長く在籍する警備員は、撮影から3年を過ぎる前に貼り替えておくのが確実です。
- 教育計画書の時期：年度の開始の30日前までに備えます。年度に入ってから作ったのでは間に合いません。
電子データで備えてよいか
施行規則第67条により、第66条第1項の書類に記載する事項が電磁的方法で記録され、必要に応じてパソコンなどの機器で直ちに表示できるときは、その記録をもって書類に代えることができます。同じく機械警備の基地局の書類も、第65条で電子での記録が認められています。
ただし、電子で記録する場合は、国家公安委員会が定める基準を確保するよう努めなければならないとされています（第68条）。立入検査の場で、求められた書類をすぐに画面に出せること、印刷できることを前提に運用するのが無難です。
立入検査の前に確かめる手順
- 営業所ごとに、8つの書類がそろっているかを確かめます。区分ごとに指導教育責任者が選任されているかも見ます（法第22条）。
- 在籍中の警備員全員の名簿を開き、写真の撮影時期、資格の番号と級、従事させる業務の書き方を確かめます。
- 退職した警備員の名簿が、退職から1年を過ぎるまで残っているかを確かめます。
- 今年度の教育計画書が年度の開始の30日前までに作られているか、前年度と前々年度の分が残っているかを確かめます。
- 教育の記録に、指導教育責任者と実施者の確認の付記があるか、名簿の教育の記載と一致しているかを照らし合わせます。
- 契約ごとの書類で、検定合格警備員の配置が必要な現場について、その警備員の氏名が書かれているかを確かめます。
- 苦情の記録に、原因究明・改善措置・担当者まで書かれているかを確かめます。
- 電子で備えている書類は、営業所の端末からその場で表示・印刷できるかを試します。
よくある質問
警備員の名簿はいつまで保存しますか。
警備員が退職した後も、退職の日から1年間は備えておく必要があります（警備業法施行規則第66条第2項）。
本社でまとめて管理していれば、営業所には置かなくてよいですか。
警備業法第45条は「営業所ごとに」書類を備えるよう求めています。本社のクラウドなどで電子的に管理する場合も、記載事項を機器で直ちに表示できることが電子で代える条件なので（施行規則第67条）、立入検査を受ける営業所でその場で画面に出せるようにしておくのが前提です。
契約ごとの書類や苦情の記録の保存期間は。
施行規則第66条第2項は、名簿・指導計画書・教育計画書・教育の記録の4つについてだけ期間を定めています。それ以外の書類の扱いは、営業所を管轄する都道府県警察に確かめてください。
紙の帳簿をやめて電子にしてもよいですか。
記載事項が電磁的方法で記録され、必要に応じて機器で直ちに表示できるときは、電子の記録で書類に代えられます（施行規則第67条）。国家公安委員会が定める基準の確保にも努める必要があります（第68条）。
